4 tips voor het schrijven van een duidelijke mail

Bellen, Skypen, Zoomen… het zijn efficiënte manieren om te communiceren en je pakt er lekker snel mee door. Toch is het in sommige situaties juist handig om een mail te sturen. Maar hoe zorg je ervoor dat je mail duidelijk (en niet onnodig langdradig) is en dat de ontvanger de gewenste actie onderneemt? In deze blog geef ik je 4 tips voor het schrijven van een duidelijke mail. Kort, krachtig en to-the-point.

1. Maak het doel van de mail duidelijk

Open je een mail, dan wil je graag snel weten wat de bedoeling ervan is. Voor de lezer van jouw mail geldt hetzelfde. Zorg er daarom voor dat het meteen duidelijk is waar je mail over gaat en wat de ontvanger ermee moet. Mail je jouw collega om haar te informeren over de status van een project? Of verwacht je een concrete actie van haar? Benoem dit, en doe dit het liefst zo vroeg mogelijk in de mail. Zo voorkom je dat de lezer ernaar moet zoeken en heb je gelijk de juiste aandacht te pakken.  

2. Start met de kern van de boodschap

Eén van de valkuilen bij het schrijven van een mail is eerst de hele aanleiding in detail beschrijven, en vervolgens aan het einde van de mail pas tot de kern komen. Het maakt de mail onduidelijk en de kans is groot dat de lezer onderweg afhaakt. Toch zijn we vaak geneigd om eerst toe te lichten waarom je iemand mailt. Dit kan op zich wel, maar doe dit liever later in de mail. Beter is om te starten met de kern van de boodschap, en de toelichting te bewaren voor de alinea’s daarna. Bedenk hierbij ook welke informatie voor de ontvanger belangrijk is om jouw boodschap te begrijpen (en welke informatie juist niet). Hiermee houd je het bij de kern en maak je de mail duidelijk en to-the-point.  

duidelijke mail schrijven

3. Verplaats jezelf in de ontvanger

Vind je het lastig om te bepalen wat er wel en niet in je mail moet komen? Verplaats je eens in de persoon die de mail ontvangt: als jij die persoon was, welke informatie zou dan relevant zijn voor je? Wat wil je weten en wat is voor jou minder nuttig? Denk hierbij ook na over de eventuele vragen die jouw mail bij de lezer oproept. Door hier vooraf rekening mee te houden voorkom je verwarring en communiceer je jouw boodschap in één keer goed.

4. Gebruik een logische indeling

Dan mijn laatste tip voor het schrijven van een duidelijk mail: zorg voor een logische indeling. Hiermee maak je jouw mail eenvoudig scanbaar en prettig om te lezen. Zorg er in ieder geval voor dat de kernboodschap in de eerste alinea staat en dat je voldoende witruimtes tussen verschillende onderwerpen gebruikt. Maak eventueel gebruik van tussenkopjes met een titel. Heb je een opsomming? Gebruik bulletpoints! 

Heb jij tips voor het schrijven van een duidelijke mail?

Hopelijk helpen de bovenstaande tips je met het schrijven van duidelijke mails. Heb je vragen of tips die voor jou goed werken? Laat het me weten via de comments hieronder, stuur me een berichtje of bekijk mijn andere schrijftips.

SHARE:

Geef een reactie

Blog abonnement

Hi, ik ben Marlou!

Copywriter & communicatiespecialist. Ik help organisaties met het bereiken van hun doelgroep. Via deze blog deel ik mijn kennis en inspiratie. Meer weten? Neem gerust contact met me op.

Mijn nieuwste blogs

Mijn schrijfhulp inschakelen?