4 schrijftips voor het overbrengen van een lastige boodschap

Vervelend nieuws brengen: niemand vindt het leuk. Maar door dit op een duidelijke en tactvolle manier te doen, kun je wel het verschil maken. Een persoonlijk gesprek is vaak de beste manier. Toch is dit niet in elke situatie haalbaar. Soms is het effectiever om jouw boodschap in één keer met meerdere mensen te delen, bijvoorbeeld via een brief of mail. Hoe pak je dat aan? 4 tips! 

1. Wees tactvol, maar duidelijk

Bij het overbrengen van een vervelende boodschap heb je misschien de neiging om de scherpe kantjes eraf te halen. Het risico hiervan is dat de boodschap niet aankomt, en dat je de boodschap vervolgens nog een keer moet overbrengen. Wees daarom tactvol en begripvol, maar draai er niet omheen. Hoe vervelend het nieuws ook is.

2. Stel de belangrijkste boodschap vast

Vind je het lastig om tot de kern te komen? Sta – voordat je begint met schrijven – stil bij de belangrijkste boodschap die je hebt. Wat moet de ontvanger zeker onthouden nadat hij jouw mail heeft gelezen? Leg daar je focus op, en deel die boodschap zo kernachtig mogelijk. In de meeste gevallen kun je de volgende opbouw als leidraad aanhouden: 

  • Een korte mededeling van je boodschap;
  • Aangevuld met een korte uitleg;
  • Begripvolle afsluiting.

3. Gebruik dikgedrukte tussenkopjes

Met het gebruik van dikgedrukte tussenkopjes maak je duidelijk wat de belangrijkste boodschap(pen) zijn. Zo ziet de lezer meteen wat de essentie van je mail is en voorkom je dat hij daar zelf naar moet zoeken. Een voorbeeld: 

De komende drie weken zijn er geen groepslessen
Onderbouwing: waarom is dit zo, wat is er wel mogelijk + wat is nog meer relevant voor de lezer?

4. Wees concreet en schrijf actief

Dan nog een laatste tip: schrijf actief! Dat betekent dat je concreet benoemt wie of wat iets doet. Hiermee maak je een zin duidelijker en voorkom je dat het verhaal ‘vaag’ wordt. Het verschil tussen een actieve en passieve zin:

Passief:

Er wordt gekeken hoe dit opgelost kan worden.

Actief:

Onze HR-collega’s bekijken hoe we dit gaan oplossen.

Een trucje om actief te schrijven is om woorden als ‘hebben’, ‘worden’ en ‘kunnen’ zoveel mogelijk te vermijden. Deze maken de zin passief en voegen vaak niks toe. Kom je toch steeds uit op zinnen met deze woorden? Vraag jezelf dan telkens af: wie of wat doet iets? In het bovenstaande geval: de HR-collega’s. Buig je zin om en voilà, een actieve zin!

Communicatiehulp nodig?

Hopelijk heb je iets aan mijn tips. Heb je meer hulp nodig bij het overbrengen van jouw boodschap? Ik ondersteun jouw organisatie graag met het schrijven van teksten voor interne en interne communicatiedoeleinden. Neem gerust contact met me op.

SHARE:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Blog abonnement

Hi, ik ben Marlou!

Copywriter & communicatiespecialist. Ik help organisaties met het bereiken van hun doelgroep. Via deze blog deel ik mijn kennis en inspiratie. Meer weten? Neem gerust contact met me op.

Mijn nieuwste blogs

Mijn schrijfhulp inschakelen?